Przejęcie gabinetu fizjoterapii - co sprawdzić

Pani Karolina od pięciu lat pracuje jako fizjoterapeutka na etacie i marzy o własnym gabinecie. Zamiast budować wszystko od zera, dostała propozycję: koleżanka zamyka praktykę i sprzedaje "gotowy gabinet z pacjentami". Brzmi idealnie -- lokal, sprzęt, baza pacjentów. Ale zanim Pani Karolina podpisze cokolwiek, musi wiedzieć, co dokładnie przejmuje i jakie ryzyka bierze na siebie.

Przejęcie gabinetu to nie zakup samochodu -- przejmujesz nie tylko sprzęt, ale też zobowiązania, dane osobowe pacjentów i historię, której nie widać na pierwszy rzut oka. W tym artykule pokazujemy, co sprawdzić krok po kroku, zanim powiesz "tak". Temat przejęcia to jeden z aspektów omawianych w kategorii Rejestracja gabinetu.

Co tak naprawdę przejmujesz

Najważniejsze pytanie na start: przejmujesz firmę czy tylko jej składniki? To dwa różne scenariusze prawne.

• Zakup składników majątkowych (sprzęt, wyposażenie, umowa najmu) -- kupujesz rzeczy, ale prowadzisz własną, nową praktykę na własny wpis w RPWDL.
• Przejęcie przedsiębiorstwa / udziałów w spółce -- wchodzisz w istniejący podmiot razem z jego historią, umowami i zobowiązaniami.

Uwaga -- praktyka zawodowa fizjoterapeuty jest związana z osobą i jej PWZFz. Nie da się jej "sprzedać" jak firmy. Kupując "gabinet" od osoby prowadzącej praktykę indywidualną, faktycznie kupujesz składniki majątkowe i zakładasz własny wpis. Inaczej wygląda to przy spółce prowadzącej podmiot leczniczy.

Due diligence prawne -- RPWDL i status

Zanim cokolwiek podpiszesz, sprawdź:

1. Wpis w RPWDL -- czy zbywca jest wpisany, w jakiej formie, czy wpis jest aktualny i nie zawieszony.
2. Forma prawna -- praktyka indywidualna, grupowa czy podmiot leczniczy (spółka).
3. Tytuł do lokalu -- czy najem można przenieść / kontynuować, jaki jest okres wypowiedzenia.
4. Zgody i odbiory -- opinie sanitarne, zgodność lokalu z wymogami.
5. Zaległości -- czy nie ma niezapłaconych składek KIF, podatków, ZUS, zobowiązań wobec dostawców.

Dokumentacja pacjentów i RODO -- najtrudniejszy element

To najbardziej niedoceniany punkt całej transakcji. Dokumentacja medyczna pacjentów nie jest zwykłym "aktywem", które można swobodnie sprzedać. Przy przejęciu trzeba rozstrzygnąć:

• Kto staje się administratorem danych pacjentów po przejęciu.
• Czy istnieje podstawa prawna do przekazania dokumentacji nowemu podmiotowi (przy zaprzestaniu działalności obowiązują szczególne zasady przekazania/przechowywania dokumentacji).
• Czy pacjenci zostali poinformowani (klauzule RODO, ewentualna zgoda).
• Jak zabezpieczono ciągłość okresów retencji (co do zasady 20 lat).

Przejęcie bazy pacjentów "z marszu", bez uregulowania statusu administratora i podstaw przetwarzania, to jedno z najczęstszych źródeł kar RODO w branży medycznej.

Checklist due diligence

Obszar	Co sprawdzić	Ryzyko przy zaniedbaniu
RPWDL	Aktualność i forma wpisu	Działalność bez podstawy
Lokal	Tytuł prawny, sanepid	Utrata lokalu / brak odbioru
Dokumentacja pacjentów	Podstawa przekazania, retencja	Kary RODO
Umowy	Najem, sprzęt, odpady, serwis	Ukryte zobowiązania
Finanse	Zaległości ZUS/US/KIF	Odpowiedzialność za długi
OC	Zakres i ciągłość	Luka w ubezpieczeniu
Personel	Umowy, PWZFz, RODO	Roszczenia pracownicze

Sprzęt i wyposażenie

Sprzęt medyczny i rehabilitacyjny sprawdź nie tylko "czy działa":

• Dokumentacja techniczna i przeglądy (szczególnie urządzenia do fizykoterapii).
• Aktualne przeglądy / paszporty techniczne wyrobów medycznych, jeśli wymagane.
• Faktury zakupu -- potwierdzenie własności i podstawa amortyzacji.
• Stan realny vs. deklarowany -- warto obejrzeć osobiście.

Formalności po przejęciu

Po sfinalizowaniu transakcji, w zależności od scenariusza:

1. Własny wpis w RPWDL (przy zakupie składników) -- rejestrujesz swoją praktykę na dany adres.
2. Aktualizacja wpisu (przy przejęciu podmiotu) -- zmiana danych, osoby zarządzającej.
3. Nowa dokumentacja RODO -- rejestr czynności, klauzule, upoważnienia na siebie jako administratora.
4. Regulamin organizacyjny -- na Twoje dane.
5. Ubezpieczenie OC fizjoterapeuty -- własna polisa obejmująca całą działalność.
6. Umowy -- przepisanie najmu, odpadów medycznych, serwisu na siebie. Przygotuj się też na ewentualną kontrolę Sanepidu, szczególnie jeśli zmieniasz sposób użytkowania lokalu.

[SP] Przykład -- Solo-Praktyka: Pani Karolina kupuje od koleżanki sprzęt i przejmuje najem lokalu, ale zakłada własną praktykę w RPWDL. Bazy pacjentów nie przejmuje automatycznie -- koleżanka informuje pacjentów o zakończeniu działalności, a ci, którzy chcą kontynuować, zapisują się do Pani Karoliny jako do nowego administratora danych.

[GR] Przykład -- Gabinet Grupowy: Inwestor kupuje udziały w spółce z o.o. prowadzącej podmiot leczniczy. Tu przejmuje wszystko -- w tym zobowiązania i status administratora danych -- dlatego kluczowe jest pełne due diligence finansowe i sprawdzenie zaległości oraz umów z personelem.

Umowa przejęcia -- na co zwrócić uwagę

Niezależnie od scenariusza, sama umowa powinna precyzyjnie regulować, co i za ile przechodzi na nabywcę. Zwróć uwagę na:

• Dokładny wykaz przedmiotu transakcji -- sprzęt, wyposażenie, prawa z umów, oznaczenie gabinetu.
• Oświadczenia i zapewnienia zbywcy -- o braku zaległości, ważności umów, stanie prawnym lokalu.
• Kwestię dokumentacji pacjentów -- wyraźne uregulowanie, kto i na jakiej podstawie zostaje administratorem danych.
• Odpowiedzialność za zobowiązania sprzed transakcji -- kto odpowiada za długi i roszczenia z okresu przed przejęciem.
• Warunki i harmonogram przekazania -- kiedy i w jakim stanie przechodzi lokal, sprzęt, dostęp do systemów.

Dobrze skonstruowane oświadczenia zbywcy to Twoja tarcza, gdyby po transakcji wyszły ukryte wady lub zaległości.

Najczęstsze błędy przy przejęciu

• Kupno "gabinetu z pacjentami" bez uregulowania RODO -- baza pacjentów bez podstawy przetwarzania.
• Brak sprawdzenia zaległości -- przejęcie długów ZUS/US wraz ze spółką.
• Poleganie na słowie zbywcy -- brak due diligence dokumentacji i umów.
• Zapomniana zmiana wpisu / brak własnego wpisu w RPWDL.
• Luka w OC -- brak ciągłości ubezpieczenia między zbywcą a nabywcą.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mogę po prostu kupić praktykę fizjoterapeutyczną razem z pacjentami?

Praktyka zawodowa fizjoterapeuty jest związana z osobą i jej PWZFz, więc nie da się jej sprzedać jak firmy. Kupujesz składniki majątkowe (sprzęt, najem) i zakładasz własny wpis w RPWDL, a status pacjentów regulujesz osobno zgodnie z RODO.

Co z dokumentacją pacjentów po przejęciu?

Dokumentacja medyczna podlega szczególnym zasadom. Trzeba ustalić podstawę prawną jej przekazania i to, kto zostaje administratorem danych. Przy zaprzestaniu działalności przez zbywcę obowiązują przepisy o przekazaniu i dalszym przechowywaniu dokumentacji z zachowaniem okresów retencji.

Jakie zobowiązania mogę przejąć razem ze spółką?

Przy kupnie udziałów w spółce wchodzisz w jej całą sytuację prawno-finansową: zaległości ZUS, podatkowe, wobec KIF, zobowiązania z umów najmu, serwisu i wobec pracowników. Dlatego przed transakcją konieczne jest due diligence finansowe.

Czy potrzebuję nowego wpisu w RPWDL?

Jeśli kupujesz tylko składniki majątkowe, zakładasz własny, nowy wpis w RPWDL na swoją praktykę. Jeśli przejmujesz podmiot (spółkę), aktualizujesz istniejący wpis o zmiany danych i osób zarządzających.

CTA: Przejmujesz gabinet i chcesz mieć pewność, że dokumentacja jest kompletna? Pakiet TARCZA zawiera szablon regulaminu, dokumentację RODO i checklisty gotowe do wdrożenia w przejętym gabinecie. Zobacz pakiety FizjoReady

Powiązane artykuły:
- Forma prawna gabinetu fizjoterapii -- praktyka czy podmiot
- Rejestracja w RPWDL -- jak wpisać praktykę fizjoterapeutyczną
- RODO w gabinecie fizjoterapii -- praktyczny przewodnik