Regulamin organizacyjny gabinetu fizjoterapii - co musi zawierać (wzór)

Pan Tomasz zarejestrował jednoosobową praktykę fizjoterapeutyczną trzy miesiące temu. Ma już wpis do rejestru KIF, umowę najmu lokalu, zgodę na przetwarzanie danych pacjentów i cennik wywieszony przy recepcji. Kiedy podczas rozmowy z księgową usłyszał pytanie "a regulamin organizacyjny masz gotowy?", odpowiedział bez wahania: "to chyba dotyczy tylko dużych przychodni, ja mam jedną salę i jednego pacjenta na raz". Księgowa spojrzała na niego z niedowierzaniem i poleciła sprawdzić ustawę.

Pan Tomasz się mylił -- i nie jest w tym odosobniony. Obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego dotyczy każdej praktyki zawodowej fizjoterapeuty i każdego podmiotu leczniczego, bez wyjątku dla jednoosobowych gabinetów działających w jednej sali. W tym artykule wyjaśniamy, skąd wynika ten obowiązek, co dokładnie musi zawierać regulamin, czym różni się sytuacja praktyki zawodowej od podmiotu leczniczego oraz kiedy potrzebujesz wersji rozszerzonej dokumentu.

Skąd wynika obowiązek posiadania regulaminu organizacyjnego

Podstawą prawną jest art. 24 ustawy o działalności leczniczej. Przepis ten nie rozróżnia wielkości placówki ani formy prawnej -- dotyczy zarówno jednoosobowej praktyki zawodowej fizjoterapeuty wpisanej do CEIDG i rejestru praktyk zawodowych KIF, jak i podmiotu leczniczego działającego np. w formie spółki i wpisanego do RPWDL. Innymi słowy: prowadzisz gabinet w jednej sali z jednym łóżkiem zabiegowym czy przychodnię z dziesięcioma gabinetami -- regulamin organizacyjny musisz mieć w obu przypadkach.

To jeden z tych dokumentów, o których mówi się zaskakująco mało w poradnikach dla fizjoterapeutów zakładających własną działalność -- większość treści dostępnych online skupia się na rejestracji działalności, ubezpieczeniu OC czy RODO, a regulamin organizacyjny traktuje po macoszemu albo pomija go całkowicie. Tymczasem to dokument wymagany wprost przez ustawę, a jego brak jest jedną z pierwszych rzeczy sprawdzanych podczas kontroli. Pełną checklistę formalności przed startem znajdziesz w artykule checklist przed otwarciem gabinetu, a proces zakładania działalności krok po kroku opisujemy w jak otworzyć gabinet fizjoterapii.

Praktyka zawodowa a podmiot leczniczy -- czym różni się regulamin

Zakres obowiązkowych elementów regulaminu jest wspólny dla obu form działalności, ale formalny kontekst się różni.

Praktyka zawodowa fizjoterapeuty to najczęściej jednoosobowa działalność gospodarcza wpisana do CEIDG oraz do rejestru praktyk zawodowych prowadzonego przez Krajową Izbę Fizjoterapeutów. Regulamin dotyczy wtedy jednej osoby udzielającej świadczeń -- nie ma potrzeby opisywania struktury organizacyjnej złożonej z wielu komórek, bo takiej struktury po prostu nie ma.

Podmiot leczniczy to z kolei działalność prowadzona np. w formie spółki, wpisana jako podmiot do Rejestru Podmiotów Wykonujących Działalność Leczniczą (RPWDL). Jeśli podmiot zatrudnia kilku fizjoterapeutów i ma wyodrębnione komórki organizacyjne (np. osobno rehabilitację, osobno masaż), regulamin musi to odzwierciedlać -- opisywać organizację i zadania poszczególnych jednostek.

W praktyce oznacza to, że im większa i bardziej złożona struktura gabinetu, tym bardziej rozbudowany musi być regulamin -- ale nawet najprostsza, jednoosobowa praktyka nie jest z niego zwolniona.

Co musi zawierać regulamin organizacyjny wg art. 24

Ustawa o działalności leczniczej wymienia konkretne elementy, które regulamin musi zawierać. Poniższa tabela pokazuje je razem z krótkim wyjaśnieniem, co w praktyce oznaczają dla gabinetu fizjoterapii.

Element wg art. 24	Co to oznacza w gabinecie fizjoterapii
Firma albo nazwa podmiotu	Pełna nazwa praktyki/podmiotu zgodna z wpisem do CEIDG lub RPWDL
Cele i zadania	Krótki opis, czemu służy działalność gabinetu (świadczenie usług fizjoterapeutycznych)
Rodzaj działalności leczniczej i zakres świadczeń	Np. ambulatoryjne świadczenia fizjoterapeutyczne, rodzaje zabiegów
Miejsce udzielania świadczeń	Adres gabinetu, ewentualnie informacja o wizytach domowych
Przebieg procesu udzielania świadczeń z zapewnieniem właściwej dostępności	Jak wygląda zapis na wizytę, kolejność przyjęć, czas oczekiwania
Organizacja i zadania poszczególnych jednostek (jeśli dotyczy)	Dotyczy głównie podmiotów leczniczych z kilkoma komórkami
Warunki współdziałania z innymi podmiotami	Np. współpraca z lekarzami kierującymi, innymi placówkami
Wysokość opłat za świadczenia i dokumentację (cennik)	Cennik usług oraz opłata za kopie dokumentacji medycznej
Organizacja procesu udzielania świadczeń przy pobieraniu opłat	Zasady rozliczeń, gdy świadczenia są odpłatne

Brak nawet jednego z tych elementów sprawia, że regulamin jest niekompletny -- podobnie jak w przypadku innych dokumentów wymaganych ustawowo, przy kontroli traktuje się to tak samo, jakby regulaminu nie było wcale.

[SP] Przykład -- Solo-Praktyka: Pan Tomasz prowadzi jednoosobową praktykę w jednej sali. Jego regulamin jest krótki -- opisuje siebie jako jedyną osobę udzielającą świadczeń, jeden adres gabinetu, zasady zapisów telefonicznych i przez formularz online, cennik zabiegów oraz zasady płatności gotówką i kartą. Nie ma w nim paragrafów o strukturze organizacyjnej, bo takiej struktury po prostu nie ma.

[GR] Przykład -- Gabinet Grupowy: W gabinecie zatrudniającym czterech fizjoterapeutów i masażystę regulamin musi dodatkowo opisywać organizację pracy zespołu -- kto podlega komu, jak dzielony jest grafik, jak wygląda zastępstwo w razie nieobecności terapeuty. Właścicielka dopisuje też paragraf o komórce organizacyjnej odpowiedzialnej za masaż jako usługę wyodrębnioną od fizjoterapii.

Kiedy potrzebujesz wersji rozszerzonej regulaminu

Podstawowa wersja regulaminu, opisana wyżej, wystarcza w większości jednoosobowych praktyk. Są jednak dwie sytuacje, w których warto rozszerzyć dokument o dodatkowe zapisy.

Zatrudniasz personel. Gdy w gabinecie pracuje więcej niż jedna osoba udzielająca świadczeń, regulamin powinien opisywać organizację pracy zespołu -- podział obowiązków, zasady zastępstw, ewentualną hierarchię. Im więcej osób, tym bardziej szczegółowy powinien być ten fragment.

Masz monitoring wizyjny. Jeśli w gabinecie (np. w poczekalni czy na korytarzu) działają kamery, regulamin organizacyjny powinien zawierać obowiązkowy paragraf informujący o zasadach monitoringu -- to odrębny wymóg, powiązany z przepisami o ochronie danych osobowych, a nie tylko z ustawą o działalności leczniczej. Szczegółowo opisujemy to w artykule monitoring wizyjny w gabinecie fizjoterapii a RODO.

Warto podkreślić: potrzeba wersji rozszerzonej nie oznacza, że podstawowy regulamin jest błędny -- oznacza tylko, że trzeba go uzupełnić o paragrafy odpowiadające specyfice Twojego gabinetu.

Gdzie musi wisieć wyciąg z regulaminu

Sam fakt posiadania regulaminu w segregatorze nie wystarcza. Ustawa wymaga, żeby wyciąg z regulaminu -- czyli informacje istotne dla pacjentów, takie jak zakres udzielanych świadczeń, godziny pracy czy zasady zapisów -- był dostępny w miejscu ogólnodostępnym dla pacjentów, np. na tablicy informacyjnej w poczekalni. To odrębny obowiązek od samego posiadania pełnego dokumentu regulaminu. Szczegóły dotyczące tego, co dokładnie powinno się znaleźć na tablicy informacyjnej w gabinecie, opisujemy w osobnym wpisie o obowiązkowych tablicach informacyjnych.

Dlaczego regulamin organizacyjny jest tak często pomijany

Wśród treści dostępnych online dla fizjoterapeutów zakładających własną działalność regulamin organizacyjny to jeden z najrzadziej poruszanych tematów -- większość poradników skupia się na kwestiach bardziej "medialnych", jak marketing gabinetu czy wybór formy opodatkowania. To błąd, bo brak regulaminu jest dokumentem, którego istnienia kontrolujący sprawdza jako jedną z pierwszych rzeczy, właśnie dlatego że wymóg wynika wprost z ustawy, a nie z interpretacji przepisów. Dokument ten jest już gotowy w każdym pakiecie dokumentacji FizjoReady, więc nie trzeba tworzyć go od zera.

Jak przygotować regulamin krok po kroku

1. Ustal formę prawną swojej działalności -- praktyka zawodowa (CEIDG + rejestr KIF) czy podmiot leczniczy (RPWDL) -- to determinuje zakres formalny dokumentu.
2. Zbierz dane wejściowe -- pełną nazwę, adres gabinetu, zakres świadczeń, cennik.
3. Uzupełnij wszystkie elementy obowiązkowe z art. 24 wymienione w tabeli wyżej -- żadnego nie pomijaj.
4. Sprawdź, czy dotyczą Cię okoliczności wymagające rozszerzenia -- zatrudnianie personelu lub monitoring wizyjny.
5. Przygotuj wyciąg z regulaminu i umieść go w miejscu widocznym dla pacjentów.
6. Zaktualizuj regulamin przy każdej istotnej zmianie -- nowym pracowniku, zmianie cennika, wprowadzeniu monitoringu.

Najczęściej zadawane pytania

Czy jednoosobowa praktyka fizjoterapeutyczna musi mieć regulamin organizacyjny?

Tak. Obowiązek wynika z art. 24 ustawy o działalności leczniczej i dotyczy każdej praktyki zawodowej fizjoterapeuty bez wyjątku, niezależnie od tego, czy działalność prowadzi jedna osoba w jednej sali, czy wieloosobowy zespół. Nie ma progu wielkości gabinetu zwalniającego z tego obowiązku.

Czym różni się regulamin praktyki zawodowej od regulaminu podmiotu leczniczego?

Podstawowe elementy obowiązkowe są wspólne dla obu form, ale zakres formalny się różni. Regulamin praktyki zawodowej fizjoterapeuty dotyczy jednej osoby udzielającej świadczeń i nie musi opisywać struktury organizacyjnej złożonej z wielu komórek. Regulamin podmiotu leczniczego, zwłaszcza zatrudniającego kilku terapeutów w wyodrębnionych komórkach, musi dodatkowo opisywać organizację i zadania poszczególnych jednostek.

Kiedy trzeba dodać do regulaminu paragraf o monitoringu wizyjnym?

Paragraf o monitoringu jest obowiązkowy wtedy, gdy w gabinecie faktycznie działają kamery, np. w poczekalni lub na korytarzu. Musi informować pacjentów o zasadach monitoringu zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych. Jeśli gabinet nie ma monitoringu, ten paragraf nie jest wymagany, ale warto pamiętać o nim, jeśli planujesz zainstalować kamery w przyszłości.

Czy wystarczy trzymać regulamin w segregatorze, czy trzeba go gdzieś wywiesić?

Same posiadanie pełnego dokumentu w gabinecie nie wystarcza. Ustawa wymaga, żeby wyciąg z regulaminu -- czyli kluczowe informacje dla pacjentów, jak zakres świadczeń czy zasady zapisów -- był dostępny w miejscu ogólnodostępnym, np. na tablicy informacyjnej w poczekalni. To dwa odrębne obowiązki: posiadanie pełnego regulaminu i udostępnienie jego wyciągu pacjentom.

CTA: Podstawowy regulamin organizacyjny (instrukcja + gotowy szablon) znajdziesz już w pakiecie FUNDAMENT -- wystarczy uzupełnić dane swojego gabinetu. Jeśli zatrudniasz personel lub masz monitoring wizyjny, pakiet PREMIUM zawiera pełną dokumentację RODO, na bazie której dostosujesz regulamin o dodatkowe paragrafy. Zobacz pakiety FizjoReady

Powiązane artykuły:
- Checklist przed otwarciem gabinetu fizjoterapii
- Jak otworzyć gabinet fizjoterapii -- krok po kroku
- Monitoring wizyjny w gabinecie fizjoterapii a RODO