Upoważnienie do dokumentacji medycznej

Do gabinetu pani Beaty dzwoni zdenerwowany mężczyzna. Przedstawia się jako syn pacjentki, która przed chwilą wyszła z zabiegu, i pyta, jak przebiegła terapia i co dalej z leczeniem matki. Recepcjonistka, chcąc pomóc, zaczyna tłumaczyć szczegóły. Dopiero po odłożeniu słuchawki ktoś z zespołu pyta: a skąd wiemy, że to rzeczywiście syn, i czy pacjentka w ogóle go do tego upoważniła?

To codzienność każdego gabinetu, w którym rodziny pacjentów kontaktują się w ich imieniu. Intuicja podpowiada "pomóc bliskiej osobie", ale przepisy mówią co innego: informacje o stanie zdrowia i dokumentację medyczną gabinet udostępnia pacjentowi, jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie, którą pacjent wskazał. Poniżej wyjaśniamy, jak wygląda upoważnienie, czym różni się od zgody na informację, jak je zebrać i co zrobić, gdy pacjent nikogo nie wskazał, także po jego śmierci.

Krótka odpowiedź

Są dwa osobne uprawnienia: zgoda pacjenta na udzielanie informacji o stanie zdrowia innej osobie (art. 9 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta) oraz upoważnienie do dostępu do dokumentacji medycznej (art. 26 ust. 1). Oświadczenia złożone w inny sposób niż przez Internetowe Konto Pacjenta trafiają do dokumentacji indywidualnej wewnętrznej pacjenta. Bez nich bezpieczną praktyką jest nieudzielanie informacji ani nieudostępnianie dokumentacji osobom trzecim, także rodzinie.

Kto ma prawo do informacji i dokumentacji

Podstawą jest ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta. Prawo do przystępnej informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu, metodach leczenia, następstwach i rokowaniu przysługuje pacjentowi (w tym małoletniemu, który ukończył 16 lat) lub jego przedstawicielowi ustawowemu, a pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy mogą wyrazić zgodę na udzielanie tych informacji innym osobom (art. 9 ust. 2 i 3). Dokumentację medyczną gabinet udostępnia pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu, bądź osobie upoważnionej przez pacjenta (art. 26 ust. 1).

Poza tym kręgiem nikt nie ma automatycznego dostępu: ani małżonek, ani dorosłe dziecko, ani rodzic pełnoletniego pacjenta. Informacje związane z pacjentem, zwłaszcza o jego stanie zdrowia, osoby wykonujące zawód medyczny są obowiązane zachować w tajemnicy (art. 13 i 14 ust. 1). Praktyczna zasada jest prosta: brak oświadczenia pacjenta w dokumentacji oznacza odmowę udzielenia informacji osobie trzeciej, niezależnie od tego, jak wiarygodnie brzmi dzwoniący. Dokumentację samego pacjenta opisujemy w poradniku o karcie pacjenta w fizjoterapii, a zestaw dokumentów na pierwszą wizytę w artykule dokumenty na pierwszą wizytę pacjenta.

Dwa różne uprawnienia, które łatwo pomylić

Traktowanie "upoważnienia do informacji" i "upoważnienia do dokumentacji" jako jednego dokumentu to częsty błąd. Ustawa reguluje je w osobnych przepisach, a pacjent może udzielić jednego bez drugiego.

Zgoda na udzielanie informacji o stanie zdrowia

Dotyczy rozmowy: ustnej lub telefonicznej informacji o stanie zdrowia, rozpoznaniu, proponowanych i możliwych metodach leczenia, następstwach ich zastosowania albo zaniechania, wynikach leczenia i rokowaniu (art. 9 ust. 2 i 3). Wskazana osoba może pytać terapeutę o przebieg leczenia, ale to nie daje jej wglądu w kartę ani prawa do odbioru kopii.

Upoważnienie do dostępu do dokumentacji

Dotyczy dostępu do dokumentacji medycznej (art. 26 ust. 1). Sposoby jej udostępnienia wymienia art. 27 ust. 1: do wglądu w miejscu udzielania świadczeń, przez sporządzenie wyciągu, odpisu, kopii lub wydruku, za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej oraz na informatycznym nośniku danych. Ustawa nie dzieli upoważnienia na "wgląd" i "kopię", więc w formularzu warto zaznaczyć zakres, żeby wola pacjenta była jednoznaczna. Osoba upoważniona tylko do dokumentacji nie jest przez to uprawniona do swobodnej rozmowy o leczeniu poza tym, co wynika z dokumentów, o ile pacjent nie udzielił też zgody z art. 9 ust. 3.

Uprawnienie	Co obejmuje	Podstawa w ustawie	Czego samo z siebie nie obejmuje
Zgoda na udzielanie informacji	Rozmowa o stanie zdrowia, rozpoznaniu, leczeniu, rokowaniu	art. 9 ust. 2 i 3	Dostępu do dokumentacji
Upoważnienie do dokumentacji	Dostęp do dokumentacji w formach z art. 27 ust. 1	art. 26 ust. 1	Zgody na rozmowę o stanie zdrowia
Oba łącznie	Informacja i dostęp do dokumentacji	art. 9 ust. 3 i art. 26 ust. 1	--
Brak oświadczeń	Co do zasady osoba trzecia nie otrzymuje ani informacji, ani dokumentacji (wyjątki: art. 14 ust. 2)	art. 13, 14 i 26	--

Wzór oświadczenia pacjenta

Ustawa nie narzuca wzoru. Rozporządzenie Ministra Zdrowia w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej wymaga jedynie, by oświadczenie pacjenta o zgodzie na udzielanie informacji (ze wskazaniem imienia i nazwiska osoby oraz danych umożliwiających kontakt) i o upoważnieniu do dostępu do dokumentacji, złożone w inny sposób niż przez Internetowe Konto Pacjenta, znalazło się w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej (§ 8 ust. 1). Podmiot informuje pacjenta przed złożeniem oświadczeń o możliwości złożenia ich przez Internetowe Konto Pacjenta i o skutkach (§ 8 ust. 2). Poniższe pola to propozycja, która mieści się w tych wymaganiach.

Pole formularza	Co wpisać lub zaznaczyć	Po co
Dane pacjenta	Imię i nazwisko, PESEL (a bez PESEL data urodzenia i rodzaj dokumentu)	Jednoznaczne powiązanie z kartą
Osoba wskazana	Imię i nazwisko, relacja, telefon	§ 8 ust. 1 wymaga imienia i nazwiska oraz danych do kontaktu przy zgodzie na informacje
Zakres: informacje	Pole wyboru: tak / nie	Zgoda z art. 9 ust. 3
Zakres: dokumentacja	Pola: wgląd, odpis lub kopia, forma elektroniczna	Upoważnienie z art. 26 ust. 1 i sposoby z art. 27 ust. 1
Dostęp po śmierci	Czy pacjent sprzeciwia się udostępnieniu dokumentacji po śmierci (ogólnie albo wskazanym osobom)	Sprzeciw pacjenta za życia wyłącza dostęp osób bliskich (art. 26 ust. 2), z zastrzeżeniem drogi sądowej z ust. 2b
Data i podpis pacjenta	Czytelny podpis, data	Dowód złożenia oświadczenia
Odwołanie	Informacja, że oświadczenie można cofnąć w każdej chwili	Przejrzystość wobec pacjenta

Przykładowa treść oświadczenia (do dostosowania w gabinecie)
Ja, [imię i nazwisko pacjenta], PESEL [numer], oświadczam, co następuje.
☐ Wyrażam zgodę na udzielanie informacji o moim stanie zdrowia (art. 9 ust. 3 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta) następującej osobie: [imię i nazwisko, relacja, telefon].
☐ Upoważniam do dostępu do mojej dokumentacji medycznej (art. 26 ust. 1 tej ustawy) następującą osobę: [imię i nazwisko, relacja, telefon]. Zakres: ☐ wgląd ☐ odpis lub kopia ☐ przekazanie elektroniczne.
☐ Sprzeciwiam się udostępnieniu mojej dokumentacji po mojej śmierci: ☐ nikomu ☐ osobom: [wskazać].
Wiem, że mogę odwołać to oświadczenie w każdym czasie. Data i podpis pacjenta: [ ].

Upoważnienie dla osoby bliskiej

Ustawa wprost definiuje osobę bliską: to małżonek, krewny do drugiego stopnia lub powinowaty do drugiego stopnia w linii prostej, przedstawiciel ustawowy, osoba pozostająca we wspólnym pożyciu lub osoba wskazana przez pacjenta (art. 3 ust. 1 pkt 2). Za życia pacjenta sama przynależność do tego kręgu nie wystarcza do uzyskania dokumentacji, a informacje o stanie zdrowia uzależnione są od zgody pacjenta (art. 9 ust. 3 i art. 26 ust. 1). Dlatego upoważnienie dla "męża" czy "córki" to po prostu oświadczenie, w którym pacjent wskazuje te osoby imiennie.

Czy upoważnienie z innej placówki obowiązuje u Ciebie

Przepisy, na które się powołujemy, nie przewidują automatycznego przenoszenia oświadczenia między podmiotami: oświadczenie ma być zamieszczone w dokumentacji indywidualnej wewnętrznej prowadzonej przez dany podmiot (§ 8 ust. 1 rozporządzenia). Zgoda złożona u lekarza rodzinnego nie jest więc w Twojej dokumentacji. Formularz warto proponować każdemu nowemu pacjentowi już na pierwszej wizycie.

Gdy rodzina dzwoni, a pacjent nikogo nie wskazał

Zasada podstawowa to odmowa. Osoby wykonujące zawód medyczny są związane tajemnicą, a od tej zasady ustawa przewiduje ograniczoną liczbę wyjątków (art. 14 ust. 2): gdy tak stanowią przepisy odrębnych ustaw, gdy zachowanie tajemnicy może stanowić niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia pacjenta lub innych osób, gdy pacjent lub jego przedstawiciel ustawowy wyraża zgodę oraz gdy trzeba przekazać niezbędne informacje innym osobom wykonującym zawód medyczny uczestniczącym w udzielaniu świadczeń. Ujawnienie może nastąpić wyłącznie w niezbędnym zakresie (art. 14 ust. 2b). Fakt, że dzwoniący zna dane pacjenta, adres czy numer telefonu, nie jest takim wyjątkiem.

Jedna uwaga: ustawa o zawodzie fizjoterapeuty zobowiązuje fizjoterapeutę także do udzielania informacji pacjentowi lub jego przedstawicielowi ustawowemu albo osobie bliskiej lub opiekunowi faktycznemu, ale tylko w zakresie niezbędnym do udzielanych przez niego świadczeń (art. 9 pkt 2), i do zachowania w tajemnicy informacji związanych z pacjentem (pkt 3). Nie rozstrzygamy, jak daleko sięga ten obowiązek wobec osoby bliskiej, gdy pacjent nic nie postanowił; ten punkt zostawiamy do weryfikacji u prawnika. Najbezpieczniej opierać się na oświadczeniu pacjenta.

Praktyczna formuła dla recepcji: *"Rozumiem Pana troskę, ale ze względu na tajemnicę zawodową nie mogę udzielić informacji o pacjencie bez jego zgody. Zachęcam, żeby pacjentka sama Pana wskazała przy najbliższej wizycie."*

W gabinecie fizjoterapii sytuacje zagrożenia życia zdarzają się rzadko, a wyjątek z art. 14 ust. 2 pkt 2 należy stosować ostrożnie i najlepiej z udziałem osoby prowadzącej gabinet.

Dostęp do dokumentacji po śmierci pacjenta

Po śmierci pacjenta dokumentacja medyczna jest udostępniana osobie upoważnionej przez pacjenta za życia lub osobie, która w chwili zgonu była jego przedstawicielem ustawowym. Udostępnia się ją także osobie bliskiej, chyba że udostępnieniu sprzeciwi się inna osoba bliska lub sprzeciwił się temu pacjent za życia (art. 26 ust. 2). Sprzeciw dołącza się do dokumentacji medycznej pacjenta (art. 14 ust. 4).

Ustawa przewiduje też drogę sądową. W razie sporu między osobami bliskimi zgodę na udostępnienie wyraża sąd w postępowaniu nieprocesowym, na wniosek osoby bliskiej lub osoby wykonującej zawód medyczny, która może wystąpić do sądu także przy uzasadnionych wątpliwościach, czy wnioskodawca jest osobą bliską (art. 26 ust. 2a). Gdy pacjent za życia sprzeciwił się udostępnieniu, sąd na wniosek osoby bliskiej może wyrazić zgodę i określić zakres, jeżeli jest to niezbędne do dochodzenia odszkodowania lub zadośćuczynienia z tytułu śmierci pacjenta albo dla ochrony życia lub zdrowia osoby bliskiej (art. 26 ust. 2b). Sąd bada m.in. interes uczestników, rzeczywistą więź z pacjentem, wolę zmarłego i okoliczności wyrażenia sprzeciwu (art. 26 ust. 2c).

Dlatego dobra praktyka to zapytanie o ten temat już przy zbieraniu standardowego oświadczenia: pole o sprzeciwie po śmierci oszczędza trudnych rozmów w najgorszym momencie.

[SP] Przykład -- Solo-Praktyka: Pani Beata po incydencie z telefonem wprowadza jedną zmianę: każdy nowy pacjent dostaje na pierwszej wizycie oświadczenie z osobnymi polami na zgodę na informacje i na upoważnienie do dokumentacji. Recepcja ma jasną odpowiedź, zanim odbierze telefon.

[GR] Przykład -- Gabinet Grupowy: W gabinecie z kilkoma terapeutami i dwiema recepcjonistkami oświadczenia pacjentów trafiają do karty pacjenta, a nie do notatek poszczególnych terapeutów. Każda osoba na recepcji sprawdza w jednym miejscu, czy dana osoba została wskazana, zanim odpowie na pytanie przez telefon.

Kiedy zbierać oświadczenia i jak odnotować udostępnienie

Najlepszy moment to pierwsza wizyta, razem z kartą pacjenta, zgodą na zabieg i klauzulą informacyjną RODO. Więcej o spójnym zestawie dokumentów znajdziesz w artykule o RODO w gabinecie fizjoterapii.

Gabinet ma też obowiązek prowadzić wykaz udostępnionej dokumentacji. Art. 27 ust. 4 ustawy wymienia, co wykaz zawiera: imię i nazwisko pacjenta, sposób i zakres udostępnienia, imię i nazwisko osoby innej niż pacjent, której udostępniono dokumentację, imię i nazwisko oraz podpis osoby udostępniającej i datę. Zasady opisujemy w artykule o rejestrze udostępnień dokumentacji medycznej, a o wniosku pacjenta o kopie w artykule wniosek o udostępnienie dokumentacji.

Odwołanie upoważnienia

Ustawy nie określają formy odwołania oświadczenia, ale ponieważ oświadczenie znajduje się w dokumentacji, odwołanie najlepiej odnotować tak samo: na piśmie, z datą i podpisem pacjenta. Od chwili odwołania każdy kontakt osoby wcześniej wskazanej trzeba traktować tak, jakby jej nie wskazano. Recepcja powinna pracować na bieżących danych z karty, a nie na własnych notatkach.

Najczęściej zadawane pytania

Czy mąż lub żona pacjenta ma automatyczny dostęp do jego dokumentacji medycznej?

Nie, za życia pacjenta. Małżonek jest osobą bliską w rozumieniu ustawy (art. 3 ust. 1 pkt 2), ale dokumentację otrzymuje tylko wtedy, gdy pacjent upoważnił go do dostępu (art. 26 ust. 1), a informacje o stanie zdrowia, gdy pacjent wyraził na to zgodę (art. 9 ust. 3). Wyjątki od tajemnicy zawodowej wymienia art. 14 ust. 2.

Czy upoważnienie podpisane u lekarza rodzinnego działa też w gabinecie fizjoterapii?

Przepisy nie przewidują przenoszenia oświadczenia między podmiotami: oświadczenie pacjenta ma znaleźć się w dokumentacji prowadzonej przez dany podmiot (§ 8 rozporządzenia w sprawie dokumentacji medycznej). Dlatego zbierz własne oświadczenie, najlepiej na pierwszej wizycie.

Czy upoważnienie do wglądu w dokumentację obejmuje też odbiór kopii?

Ustawa mówi o upoważnieniu do dostępu do dokumentacji (art. 26 ust. 1) i osobno wymienia sposoby jej udostępnienia: wgląd, odpis, kopię lub wydruk, drogę elektroniczną, nośnik danych (art. 27 ust. 1). Nie dzieli upoważnienia na wgląd i kopię, więc zakres, którego pacjent chce udzielić, zapisz w formularzu wprost.

Co zrobić, gdy dzwoni osoba podająca się za bliskiego pacjenta, a w dokumentacji nie ma oświadczenia?

Odmówić udzielenia informacji, powołując się na tajemnicę zawodową. Wyjątki są wymienione w art. 14 ust. 2 ustawy, m.in. gdy zachowanie tajemnicy może stanowić niebezpieczeństwo dla życia lub zdrowia pacjenta lub innych osób, i obejmują wyłącznie niezbędny zakres informacji. W pozostałych przypadkach poproś pacjenta o złożenie oświadczenia.

Czy rodzina ma prawo wglądu w dokumentację po śmierci pacjenta, jeśli nie zostawił upoważnienia?

Tak, osoba bliska może uzyskać dostęp, chyba że sprzeciwi się temu inna osoba bliska albo pacjent sprzeciwił się za życia (art. 26 ust. 2). W razie sporu między osobami bliskimi albo przy sprzeciwie pacjenta decyduje sąd (art. 26 ust. 2a i 2b), a gabinet może wystąpić do sądu przy wątpliwościach, kto jest osobą bliską.

---

Stan prawny na: 28 października 2026 r.

Podstawa prawna: ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U. 2024 poz. 581, ze zmianami z Dz.U. 2026 poz. 26 i 791), art. 3 ust. 1 pkt 2, art. 9 ust. 2-3, art. 13-14, art. 26-27; ustawa o zawodzie fizjoterapeuty (t.j. Dz.U. 2026 poz. 584), art. 9; rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej oraz sposobu jej przetwarzania (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1391), § 8. Nie sprawdzaliśmy orzecznictwa, wytycznych Rzecznika Praw Pacjenta ani przepisów o Internetowym Koncie Pacjenta poza tym, co wynika z § 8. Zakres art. 9 pkt 2 ustawy o zawodzie fizjoterapeuty wobec osoby bliskiej bez oświadczenia pacjenta: do weryfikacji u prawnika.

Ostatni przegląd: 28 października 2026 r.

Dokumentacja wejściowa pacjenta (karta, plan terapii, rejestr zabiegów, zgoda na zabieg) to fundament bezpiecznego gabinetu. Pakiet TARCZA porządkuje ją od podstaw. Zobacz pakiet TARCZA lub porównaj wszystkie pakiety.

Powiązane artykuły:
- Dokumenty na pierwszą wizytę pacjenta -- komplet
- Karta pacjenta w fizjoterapii
- RODO w gabinecie fizjoterapii -- kompletny przewodnik
- Rejestr udostępnień dokumentacji medycznej