Program do EDM dla gabinetu: jak wybrać

Wybierasz program do prowadzenia dokumentacji i każdy dostawca obiecuje "pełną zgodność z przepisami". Pytanie, co dokładnie ta zgodność ma znaczyć. Przepisy nie podają listy zatwierdzonych programów. Podają za to wymagania, które system musi spełniać. Z nich da się zbudować własną listę pytań i sprawdzić ofertę bez opierania się na haśle z reklamy.

Ten wpis dotyczy wyboru programu do elektronicznej dokumentacji medycznej dla małego gabinetu. Nie porównujemy marek i nie podajemy cen rynkowych. Czym jest EDM i jak działa platforma P1, wyjaśniamy w artykule o EDM w fizjoterapii. Tutaj jest checklista zakupowa.

Najważniejsze w skrócie

• Zasada z rozporządzenia o dokumentacji medycznej to forma elektroniczna (§ 1 ust. 1). Papier jest wyjątkiem.
• Program musi spełniać wymagania z § 1 ust. 6: integralność, historia zmian, identyfikacja autora wpisu, wydruk i eksport całości danych.
• Usługodawcy przekazują do systemu SIM dane zdarzenia medycznego (art. 11 ust. 3 ustawy o systemie informacji w ochronie zdrowia). Program powinien to obsługiwać.
• Dostawca, który przechowuje dane pacjentów, jest zwykle podmiotem przetwarzającym. Potrzebujesz umowy powierzenia (art. 28 RODO).
• Najważniejsze pytanie przed zakupem: jak wyjść z systemu i zabrać swoje dane.

Czy gabinet fizjoterapii musi prowadzić EDM

Odpowiedź zależy od tego, co rozumiesz przez EDM, bo ustawa i rozporządzenie używają dwóch różnych pojęć.

Ustawa o systemie informacji w ochronie zdrowia mówi w art. 11 ust. 1, że usługodawcy są obowiązani prowadzić elektroniczną dokumentację medyczną. Usługodawca to świadczeniodawca z art. 5 pkt 41 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej. W brzmieniu, które czytaliśmy, obejmuje on podmioty wykonujące działalność leczniczą oraz osoby z uprawnieniami do udzielania świadczeń, które robią to w ramach działalności gospodarczej. Typowy gabinet fizjoterapii mieści się w tej definicji. Przypadków granicznych nie analizowaliśmy.

Definicja EDM z art. 2 pkt 6 tej ustawy jest wąska. Wymienia konkretne dokumenty, na przykład recepty i skierowania, opatrzone kwalifikowanym podpisem, podpisem zaufanym lub osobistym. Nie jest to całość Twoich kart pacjentów.

Całą dokumentację medyczną obejmuje rozporządzenie. Jego § 1 ust. 1 mówi, że dokumentacja jest prowadzona w postaci elektronicznej, a ust. 2 dopuszcza papier, gdy przepis rozporządzenia tak stanowi lub warunki organizacyjno-techniczne uniemożliwiają elektroniczną formę. Więcej o tym podziale w tekście o rozporządzeniu o dokumentacji medycznej.

Od kiedy obowiązuje

Jednej daty "obowiązkowego EDM" dla gabinetów nie znaleźliśmy. Są terminy dla różnych elementów:

Element	Termin	Źródło
Dokumentacja według poprzedniego rozporządzenia	do 31 grudnia 2020 r.	§ 72 ust. 1 rozporządzenia
Papierowe recepty	do 7 stycznia 2020 r.	art. 56 ust. 2 ustawy o SIOZ
Przekazywanie danych zdarzenia medycznego do SIM	od 1 lipca 2021 r.	art. 56 ust. 2a ustawy o SIOZ

Kryteria wyboru programu do EDM

Zacznij od wymagań, które przepis stawia systemowi teleinformatycznemu, w którym prowadzisz dokumentację (§ 1 ust. 6 rozporządzenia). Zamień je na pytania do dostawcy:

Wymaganie z przepisu	Pytanie do dostawcy
Integralność treści i metadanych, zmiany tylko w ramach udokumentowanych procedur	Czy wpis po zapisaniu można zmienić bez śladu? Jak wygląda historia zmian?
Identyfikacja osoby, która sporządziła dokument lub dokonała wpisu, oraz zakresu zmian	Czy każdy wpis ma autora i zapis tego, co zmieniono?
Informacja o czasie sporządzenia dokumentu i wpisu	Czy czas jest zapisywany automatycznie?
Dostęp wyłącznie dla osób uprawnionych	Jakie role i uprawnienia można nadać? Czy jest logowanie indywidualne?
Możliwość wydruku	Czy wydruk spełnia wymagania z § 70 ust. 2 (potwierdzenie zgodności)?
Eksport całości danych w standardach i formatach umożliwiających odtworzenie w innym systemie	W jakim formacie, w jakim czasie i za jaką opłatą mogę wyeksportować wszystko?

Do tego dochodzą wymagania z § 1 ust. 5, dotyczące zabezpieczenia: szacowanie ryzyka, udokumentowane procedury, aktualizacja oprogramowania i plany przechowywania w długim czasie, w tym przenoszenie na nowe formaty. Zapytaj, jak dostawca aktualizuje system i co dzieje się z danymi przy zmianie formatu.

Podpisywanie i komunikacja z platformą

Rozporządzenie wymienia sposoby podpisywania dokumentacji: kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis zaufany, podpis osobisty albo mechanizm potwierdzania pochodzenia i integralności z systemu udostępnionego przez ZUS (§ 4 ust. 3). Dokumentację wewnętrzną można podpisać także wewnętrznymi mechanizmami systemu (§ 4 ust. 4). Zapytaj, którą z tych dróg program obsługuje.

Ustawa o SIOZ wymaga przekazywania do SIM danych zdarzenia medycznego (art. 11 ust. 3). Platforma P1 wydaje certyfikaty, którymi system usługodawcy się uwierzytelnia (art. 2 pkt 3 i 3a). Sprawdź więc, czy dostawca zna ten proces i czy konfiguruje go z Tobą. Informacje urzędowe znajdziesz na stronie Centrum e-Zdrowia, a tekst ustawy w Dzienniku Ustaw.

Koszty i licencje: na co patrzeć

Bez cen z rynku, bo zmieniają się szybko i różnią się między ofertami. Zamiast tego zapytaj o konstrukcję opłat:

• czy płacisz za gabinet, za użytkownika czy za liczbę wizyt,
• co jest w abonamencie, a co dodatkowo (integracja z P1, kopie, wsparcie),
• czy cena rośnie przy dodaniu drugiego fizjoterapeuty lub recepcji,
• ile kosztuje eksport danych i zakończenie umowy,
• na jak długo podpisujesz umowę i jak wygląda okres wypowiedzenia.

Dostawca jako podmiot przetwarzający

Jeśli dane pacjentów leżą na serwerach dostawcy, przetwarza je on w Twoim imieniu. Przetwarzanie odbywa się wtedy na podstawie umowy, która zawiera elementy z art. 28 ust. 3 RODO. Wśród nich są: przetwarzanie wyłącznie na Twoje polecenie, środki bezpieczeństwa z art. 32, zasady korzystania z podwykonawców, pomoc w realizacji praw pacjentów oraz usunięcie lub zwrot danych po zakończeniu usług, zależnie od Twojej decyzji.

Ustawa o prawach pacjenta dodaje dwa zabezpieczenia. Realizacja umowy powierzenia nie może zakłócać udzielania świadczeń, w szczególności dostępu do danych bez zbędnej zwłoki (art. 24 ust. 5). Dostawca jest też związany tajemnicą informacji o pacjencie, także po śmierci pacjenta (art. 24 ust. 6). Jak ułożyć umowę, piszemy w artykule o umowie powierzenia przetwarzania danych.

Pytania do dostawcy przed zakupem

Wydrukuj i odhaczaj na rozmowie:

1. Gdzie fizycznie są dane (kraj, centrum danych) i kto ma do nich dostęp?
2. Czy dostajesz projekt umowy powierzenia przed podpisaniem umowy handlowej?
3. Czy lista podwykonawców jest jawna, a zmiany zgłaszane z wyprzedzeniem?
4. Jak robione są kopie zapasowe i jak szybko można odtworzyć dane?
5. Co dzieje się z systemem w razie awarii i jak pracujesz wtedy w gabinecie?
6. Czy mogę wyeksportować wszystkie dane w formacie nadającym się do innego systemu?
7. Co dzieje się z danymi po rozwiązaniu umowy i kiedy zostaną usunięte lub zwrócone?
8. Czy aktualizacje związane ze zmianą przepisów są w cenie?

Punkt 5 ma podstawę w przepisach. Gdy system P1 ulegnie awarii, usługodawca zamieszcza dane w SIM niezwłocznie po ustaniu awarii, nie później niż w ciągu 3 dni od jej usunięcia, a do terminu nie wlicza się dni wolnych (art. 11 ust. 5a-5b ustawy o SIOZ). Własną awarię programu obsługuje procedura opisana w artykule o pracy na papierze podczas awarii EDM. Bezpieczeństwo środowiska pracy opisujemy w tekście o bezpieczeństwie IT w gabinecie.

Migracja z papieru

Masz segregatory i chcesz je przenieść do programu? Ustawa o SIOZ pozwala na digitalizację (art. 13b). Polega ona na sporządzeniu odwzorowania cyfrowego i opatrzeniu go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym, osobistym albo zaawansowaną pieczęcią elektroniczną przez osobę upoważnioną do potwierdzenia zgodności z oryginałem. Dokument po digitalizacji jest równoważny oryginałowi.

Gdy digitalizujesz, musisz poinformować pacjenta o tym fakcie i o możliwości odbioru papieru w terminie nie krótszym niż rok od przekazania informacji. Dopiero po nieodebraniu dokumentacji mimo tej informacji możesz zniszczyć papier w sposób uniemożliwiający identyfikację pacjenta. Okres przechowywania dokumentacji to co do zasady 20 lat od końca roku kalendarzowego ostatniego wpisu (art. 29 ustawy o prawach pacjenta), więc nie wyrzucaj niczego na zapas. Szczegóły w artykule o archiwizacji dokumentacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy program do EDM musi mieć certyfikat albo być zatwierdzony przez ministerstwo?

W przepisach, które czytaliśmy, nie znaleźliśmy listy zatwierdzonych programów ani wymogu certyfikatu produktu. Są wymagania wobec systemu (§ 1 ust. 6 rozporządzenia) i obowiązek komunikacji z SIM. Certyfikaty z P1 służą do uwierzytelniania systemu usługodawcy w platformie, a nie do oceny programu.

Czy wystarczy Word lub skany kart w folderze?

Plik tekstowy w folderze zwykle nie zapewni historii zmian, identyfikacji autora wpisu ani kontroli dostępu, których wymaga § 1 ust. 6. Nie sprawdzaliśmy, czy ktoś kwestionował takie rozwiązanie. Oceń je według listy wymagań z tego artykułu.

Czy dostawca programu to podmiot przetwarzający?

Jeśli przechowuje lub ma dostęp do danych pacjentów w Twoim imieniu, tak. Potrzebna jest wtedy umowa spełniająca art. 28 ust. 3 RODO. W przypadkach granicznych, na przykład gdy program działa wyłącznie lokalnie, zapytaj prawnika.

Czy mogę zmienić program w trakcie działalności?

Tak, ale przenosisz całość dokumentacji, której okres przechowywania wynosi co do zasady 20 lat. Dlatego eksport danych w formacie umożliwiającym odtworzenie w innym systemie jest jednym z wymagań z § 1 ust. 6 rozporządzenia. Sprawdź to przed podpisaniem umowy, nie po.

Ile kosztuje program do EDM?

Nie podajemy cen, bo zmieniają się i zależą od modelu licencji. Porównuj oferty według tych samych kryteriów: co jest w abonamencie, ile kosztuje eksport i co się dzieje przy rozwiązaniu umowy.

---

Stan prawny na: 2 listopada 2026 r.

Podstawa prawna: ustawa z 28 kwietnia 2011 r. o systemie informacji w ochronie zdrowia (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1304), art. 2 pkt 3, 3a, 6 i 15, art. 7 ust. 1, art. 11 ust. 1, 3, 5a-5b, art. 13b, art. 56 ust. 2 i 2a; ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. 2025 poz. 1461), art. 5 pkt 41; rozporządzenie Ministra Zdrowia z 6 kwietnia 2020 r. w sprawie rodzajów, zakresu i wzorów dokumentacji medycznej (t.j. Dz.U. 2026 poz. 1391), § 1, 4, 70 i 72; ustawa z 6 listopada 2008 r. o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta (t.j. Dz.U. 2024 poz. 581, ze zmianami z Dz.U. 2026 poz. 26 i 791), art. 24 ust. 5-6 i art. 29; rozporządzenie (UE) 2016/679 (RODO), art. 28 i 32. Nie sprawdzaliśmy: późniejszych zmian definicji świadczeniodawcy, rozporządzenia o rodzajach EDM wydanego na podstawie art. 13a ustawy o SIOZ, standardów technicznych i formatów publikowanych w Biuletynie Informacji Publicznej, zasad przekazania dokumentacji po zaprzestaniu działalności (art. 30a ustawy o prawach pacjenta) ani konkretnych ofert na rynku.

Ostatni przegląd: 2 listopada 2026 r.

Pakiet PREMIUM zawiera instrukcję i szablon umowy powierzenia danych, rejestr czynności przetwarzania, upoważnienia do przetwarzania danych i procedurę naruszeń, czyli dokumenty, które będą Ci potrzebne niezależnie od wybranego programu. Programu nie sprzedajemy ani nie polecamy. Zobacz pakiety FizjoReady

Powiązane artykuły:
- EDM w fizjoterapii
- Umowa powierzenia przetwarzania danych w gabinecie
- Rozporządzenie o dokumentacji medycznej
- Awaria EDM: procedura pracy na papierze
- Darmowy program dla fizjoterapeuty: limity
- Program do gabinetu: 10 pytań do dostawcy