Student na praktykach w gabinecie fizjoterapii - umowa, RODO i dokumenty

Wrzesień i październik to miesiące, w których uczelnie masowo szukają miejsc praktyk dla studentów fizjoterapii. Jeśli prowadzisz gabinet, prędzej czy później odezwie się do Ciebie uczelnia albo sam student z prośbą o przyjęcie na praktyki. To dobra okazja: poznajesz potencjalnego przyszłego pracownika, a student uczy się zawodu w realnych warunkach. Jest jednak druga strona medalu. Student będzie miał kontakt z pacjentami i ich danymi medycznymi, a za wszystko, co dzieje się w gabinecie, odpowiadasz Ty. Zanim wpuścisz praktykanta do sali zabiegowej, przygotuj komplet dokumentów - podobnie jak przy zatrudnianiu fizjoterapeuty, tylko z kilkoma istotnymi różnicami.

W tym artykule pokazujemy krok po kroku, co podpisać z uczelnią, jakie dokumenty RODO przygotować dla studenta, kiedy potrzebna jest zgoda pacjenta i jak udokumentować nadzór nad praktykantem.

Podstawa współpracy - porozumienie z uczelnią

Praktyki studenckie odbywają się na podstawie programu studiów. Formalnie organizuje je uczelnia, a Twój gabinet jest miejscem ich realizacji. Podstawą współpracy jest zwykle porozumienie (umowa) o organizację praktyk zawierane między uczelnią a gabinetem.

Co powinno znaleźć się w porozumieniu

Zanim podpiszesz dokument przygotowany przez uczelnię, sprawdź, czy zawiera:

• Strony i miejsce praktyk - dane uczelni, Twojego gabinetu i wskazanie lokalizacji, w której student będzie przebywał.
• Czas trwania i wymiar praktyk - daty rozpoczęcia i zakończenia oraz liczbę godzin.
• Program praktyk - jakie umiejętności student ma zdobyć i jakie czynności może wykonywać.
• Osobę opiekuna praktyk - wskazanie fizjoterapeuty z Twojego gabinetu, który sprawuje nadzór.
• Zasady odpowiedzialności i ubezpieczenia - kto ubezpiecza studenta (najczęściej NNW zapewnia uczelnia lub student) i jak wygląda odpowiedzialność za szkody.
• Zasady ochrony danych i poufności - zapis, że student zostanie upoważniony do przetwarzania danych i zobowiązany do zachowania tajemnicy.

Jeśli uczelnia nie ma własnego wzoru albo wzór jest bardzo ogólny, możesz zaproponować załącznik z zasadami obowiązującymi w Twoim gabinecie: procedurami sanitarnymi, zasadami RODO i regulaminem organizacyjnym.

Student zgłasza się sam, bez uczelni

Czasem student pyta o możliwość odbycia praktyk "prywatnie", poza programem uczelni. Bądź ostrożny. Bez porozumienia z uczelnią nie ma formalnych ram praktyki: programu, ubezpieczenia NNW z uczelni ani zaliczenia. Taka osoba to w praktyce wolontariusz lub osoba ucząca się - i nadal potrzebuje upoważnienia do danych, oświadczenia o poufności oraz nadzoru. Najbezpieczniej jest zawsze oprzeć praktykę o dokument pisemny, nawet jeśli to prosta umowa o praktykę absolwencką lub wolontariat.

Student a dane pacjentów - obowiązki RODO

To najczęściej pomijany obszar. Student w trakcie praktyk widzi karty pacjentów, słyszy wywiady zdrowotne i uczestniczy w zabiegach. Ma więc dostęp do danych o zdrowiu - szczególnej kategorii danych osobowych.

Upoważnienie do przetwarzania danych

Każda osoba, która działa z upoważnienia administratora i ma dostęp do danych osobowych, musi przetwarzać je wyłącznie na polecenie administratora - wynika to wprost z RODO. W praktyce oznacza to, że student potrzebuje pisemnego upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, tak samo jak pracownik. Zasady wystawiania upoważnień i prowadzenia ewidencji osób upoważnionych opisaliśmy szczegółowo w artykule o upoważnieniach dla personelu.

W upoważnieniu dla studenta warto zawęzić zakres: dostęp do dokumentacji tylko pacjentów, przy których terapii uczestniczy, bez dostępu do systemu rezerwacji, danych kadrowych czy księgowych.

Oświadczenie o zachowaniu poufności

Obok upoważnienia student powinien podpisać oświadczenie o zachowaniu poufności - zobowiązanie do zachowania w tajemnicy wszystkiego, czego dowiedział się o pacjentach, także po zakończeniu praktyk. Tajemnica dotycząca stanu zdrowia pacjenta nie kończy się z ostatnim dniem praktyki.

Krótkie szkolenie z zasad gabinetu

Zanim student zacznie pracę z pacjentami, przeprowadź krótkie szkolenie wprowadzające: zasady RODO w gabinecie, polityka czystego biurka, zakaz fotografowania dokumentacji i pacjentów, zasady korzystania z telefonu w sali zabiegowej. Wystarczy godzina i podpisana lista obecności - ale ten podpis robi ogromną różnicę, gdy coś pójdzie nie tak.

Przykład: Do gabinetu pani Moniki trafiła studentka trzeciego roku. Pierwszego dnia zrobiła telefonem zdjęcie ciekawego przypadku z karty pacjenta "do nauki" i wysłała je na grupę rocznika. Pacjent był możliwy do zidentyfikowania po danych w nagłówku karty. Formalnie doszło do naruszenia ochrony danych, które pani Monika musiała ocenić i odnotować jako administrator. Gdyby studentka przeszła wcześniej instruktaż i podpisała zobowiązanie do poufności z wyraźnym zakazem fotografowania dokumentacji, do zdarzenia najpewniej by nie doszło - a gabinet miałby dowód, że dochował staranności.

Zgoda pacjenta na obecność studenta

Ustawa o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta chroni prawo pacjenta do intymności i godności. Obecność przy udzielaniu świadczenia osób innych niż wykonujące zabieg - a taką osobą jest student - wymaga zgody pacjenta. Wyjątki dotyczą podmiotów, w których kształcenie jest wpisane w działalność (np. kliniki uniwersyteckie), ale typowego prywatnego gabinetu one nie obejmują.

W praktyce wystarczy prosty mechanizm:

• Poinformuj pacjenta przed wizytą lub na jej początku, że w zabiegu będzie uczestniczyć student pod nadzorem.
• Zapytaj o zgodę i odnotuj ją - najlepiej krótkim wpisem w dokumentacji lub jednozdaniowym oświadczeniem.
• Uszanuj odmowę - pacjent ma pełne prawo nie zgodzić się na obecność praktykanta i nie może ponosić z tego powodu żadnych konsekwencji.

Pamiętaj, że zgoda na obecność studenta to co innego niż zgoda na sam zabieg - to dwie osobne decyzje pacjenta.

Co student może robić, a czego nie

Student fizjoterapii nie ma prawa wykonywania zawodu. Wszystkie czynności wykonuje pod bezpośrednim nadzorem opiekuna praktyk i w zakresie przewidzianym programem. W dokumentacji medycznej wpisy dotyczące zabiegu zatwierdza osoba uprawniona - opiekun, nie student.

Obszar	Student może	Student nie może
Wywiad i badanie	Uczestniczyć, ćwiczyć pod nadzorem	Samodzielnie kwalifikować do terapii
Zabiegi	Asystować, wykonywać elementy pod okiem opiekuna	Prowadzić zabieg samodzielnie bez nadzoru
Dokumentacja	Przygotowywać projekty wpisów	Podpisywać wpisy w dokumentacji
Dane pacjentów	Korzystać w zakresie upoważnienia	Kopiować, fotografować, wynosić dane
Kontakt z pacjentem	Rozmawiać, instruować ćwiczenia pod nadzorem	Udzielać samodzielnych porad i zaleceń

Za szkodę wyrządzoną pacjentowi w trakcie praktyki odpowiada gabinet jako podmiot udzielający świadczeń - dlatego nadzór opiekuna nie może być fikcją. Sprawdź też, czy Twoja polisa OC obejmuje szkody związane z udziałem praktykantów; więcej o zakresie polisy piszemy w artykule o ubezpieczeniu OC fizjoterapeuty.

Checklist dokumentów przed pierwszym dniem praktyk

Zanim student pierwszy raz wejdzie do sali zabiegowej, w segregatorze powinny czekać:

1. Porozumienie z uczelnią o organizację praktyk (lub umowa o praktykę absolwencką).
2. Program praktyk z zakresem czynności studenta.
3. Wyznaczenie opiekuna praktyk - może być zapisem w porozumieniu.
4. Upoważnienie do przetwarzania danych osobowych z zawężonym zakresem.
5. Oświadczenie o zachowaniu poufności obejmujące okres po zakończeniu praktyk.
6. Potwierdzenie instruktażu wstępnego - RODO, procedury sanitarne, BHP w miejscu praktyk.
7. Dokument ubezpieczenia NNW studenta (z uczelni lub własny).
8. Wpis studenta do ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych.

Ten sam schemat możesz wykorzystać przy każdej kolejnej osobie - praktykanta wpisujesz w te same procedury, które masz przygotowane na onboarding nowego pracownika, tylko w węższym zakresie.

Zakończenie praktyk - o czym pamiętać

Koniec praktyk to też formalności, o których łatwo zapomnieć:

• Odbierz lub dezaktywuj dostępy - jeśli student miał login do systemu EDM lub terminarza, konto blokujesz ostatniego dnia.
• Odnotuj zakończenie upoważnienia w ewidencji osób upoważnionych - upoważnienie wygasa z końcem praktyk.
• Wypełnij dokumenty uczelni - dziennik praktyk, zaświadczenie o odbyciu, opinia opiekuna.
• Zarchiwizuj komplet dokumentów praktykanta razem z dokumentacją kadrową gabinetu.

Dobrze poprowadzone praktyki to często początek przyszłej rekrutacji. Student, który poznał Twoje procedury i standard pracy, po uzyskaniu prawa wykonywania zawodu jest naturalnym kandydatem do zatrudnienia.

Najczęściej zadawane pytania

Czy student fizjoterapii musi mieć upoważnienie do przetwarzania danych osobowych?

Tak. Student w trakcie praktyk ma dostęp do danych o zdrowiu pacjentów, więc obowiązują go te same zasady co personel gabinetu: pisemne upoważnienie od administratora danych, oświadczenie o zachowaniu poufności i wpis do ewidencji osób upoważnionych. Zakres upoważnienia warto zawęzić do danych pacjentów, przy których terapii student rzeczywiście uczestniczy.

Czy pacjent musi zgodzić się na obecność studenta podczas zabiegu?

Tak. Obecność przy udzielaniu świadczenia osoby innej niż wykonująca zabieg wymaga zgody pacjenta - wynika to z prawa pacjenta do intymności i godności. Poinformuj pacjenta o udziale praktykanta, zapytaj o zgodę i odnotuj ją w dokumentacji. Odmowa pacjenta jest wiążąca i nie wymaga uzasadnienia.

Czy student może samodzielnie wykonywać zabiegi fizjoterapeutyczne?

Nie. Student nie ma prawa wykonywania zawodu fizjoterapeuty, więc wszystkie czynności wykonuje pod bezpośrednim nadzorem opiekuna praktyk i w zakresie przewidzianym programem praktyk. Wpisów w dokumentacji medycznej nie podpisuje student, tylko osoba uprawniona nadzorująca zabieg.

Kto odpowiada za szkodę wyrządzoną pacjentowi przez praktykanta?

Wobec pacjenta odpowiada gabinet jako podmiot udzielający świadczeń, bo praktykant działa pod jego nadzorem. Dlatego tak ważne jest realne sprawowanie nadzoru przez opiekuna oraz sprawdzenie, czy polisa OC gabinetu obejmuje zdarzenia z udziałem praktykantów. Kwestie ubezpieczenia NNW samego studenta reguluje zwykle porozumienie z uczelnią.

CTA: Przyjmujesz studenta i chcesz mieć komplet dokumentów od ręki? Pakiet TARCZA FizjoReady zawiera wzór upoważnienia do przetwarzania danych, oświadczenie o poufności, ewidencję osób upoważnionych i procedury RODO gotowe do wdrożenia w gabinecie. Zobacz pakiety FizjoReady →

Powiązane artykuły:
- Zatrudnienie fizjoterapeuty - umowa i kwalifikacje
- Upoważnienia do przetwarzania danych dla personelu - kto, kiedy, jak
- Onboarding w gabinecie fizjoterapii - dokumenty i procedury
- Zgoda pacjenta na zabieg fizjoterapeutyczny - wzór