Rejestr sprawców: jak sprawdzić pracownika

Zatrudniasz drugiego terapeutę, recepcjonistkę albo przyjmujesz praktykanta. W grafiku są także dzieci. Zanim ktokolwiek zacznie pracę, pojawia się pytanie: czy musisz sprawdzić tę osobę w rejestrze sprawców przestępstw na tle seksualnym i jak to zrobić, żeby dało się to później udowodnić?

Ten artykuł prowadzi przez procedurę, której podstawą jest ustawa o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich. Dowiesz się, kiedy sprawdzenie jest obowiązkiem, czym różnią się rejestry, jak założyć konto i zadać pytanie oraz co zrobić z wydrukiem. Standardy Ochrony Małoletnich (SOM) jako całość opisaliśmy osobno w artykule o standardach ochrony małoletnich w gabinecie. Tutaj idziemy w głąb jednego wątku: weryfikacji osoby przed rozpoczęciem pracy.

Najważniejsze w skrócie

• Sprawdzenie robisz przed nawiązaniem stosunku pracy albo przed dopuszczeniem do innej działalności związanej z leczeniem małoletnich (art. 21 ust. 1 ustawy).
• Pracodawca lub inny organizator uzyskuje informację z Rejestru z dostępem ograniczonym, a także z rejestru osób wpisanych przez Państwową Komisję (art. 21 ust. 2).
• Rejestr publiczny nie wystarcza, bo obejmuje tylko część wpisów (art. 6 ust. 2).
• Wynik w postaci wydruku trafia do akt osobowych albo dokumentacji osoby dopuszczonej do działalności (art. 21 ust. 9).
• Kandydat sam przedkłada informację z Krajowego Rejestru Karnego, a cudzoziemiec dodatkowe dokumenty lub oświadczenia (art. 21 ust. 3-8).

Kiedy musisz sprawdzić kandydata lub pracownika

Art. 21 ust. 1 ustawy nakłada obowiązki na pracodawcę lub innego organizatora działalności "związanej z wychowaniem, edukacją, wypoczynkiem, leczeniem, świadczeniem porad psychologicznych, rozwojem duchowym, uprawianiem sportu lub realizacją innych zainteresowań przez małoletnich, lub z opieką nad nimi". Fizjoterapia mieści się w słowie "leczeniem". Obowiązek powstaje przed nawiązaniem stosunku pracy albo przed dopuszczeniem osoby do takiej działalności.

Dwie uwagi, które warto zapisać przy własnej procedurze:

1. Przepis mówi o działalności związanej z leczeniem małoletnich. Jeśli Twój gabinet przyjmuje wyłącznie dorosłych, przepis w swoim brzmieniu może Cię nie dotyczyć, ale granicę ustalasz sam. W razie wątpliwości zapytaj prawnika, bo my tej granicy nie rozstrzygamy.
2. Art. 21 ust. 10 zwalnia z obowiązków sprawdzenia członka rodziny małoletniego oraz osobę znaną osobiście rodzicowi lub opiekunowi, gdy opiekuje się ona jego dzieckiem i to rodzic ją dopuszcza. Zwykły pracownik gabinetu pod ten wyjątek nie podpada.

Za dopuszczenie osoby do pracy bez uzyskania informacji z rejestru ustawa przewiduje karę aresztu, ograniczenia wolności albo grzywny nie niższej niż 1000 zł (art. 23 ust. 2). Za dopuszczenie osoby, o której wiesz, że figuruje w Rejestrze, kara jest taka sama (art. 23a). Sąd orzeka dodatkowo świadczenie pieniężne do 10 000 zł (art. 24a ust. 2).

Dwa rejestry: publiczny i z dostępem ograniczonym

Rejestr Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym składa się z trzech osobnych baz (art. 4 ust. 1). Prowadzi go Minister Sprawiedliwości.

Baza	Kto ma dostęp	Co w niej jest
Rejestr z dostępem ograniczonym	Uprawnione podmioty po założeniu konta, w tym pracodawcy i inni organizatorzy (art. 12 pkt 6 i 7)	Osoby prawomocnie skazane za przestępstwa z art. 2 ustawy i kilka innych grup (art. 6 ust. 1)
Rejestr publiczny	Każdy, bez ograniczeń, na stronie BIP Ministerstwa Sprawiedliwości (art. 16)	Część osób z pierwszej bazy, wskazana w art. 6 ust. 2
Rejestr osób wpisanych postanowieniem Państwowej Komisji	Każdy, bez ograniczeń (art. 16)	Osoby, wobec których Państwowa Komisja wydała postanowienie o wpisie (art. 6 ust. 3)

Dla Ciebie wniosek jest prosty: samo sprawdzenie nazwiska w bazie publicznej nie spełnia obowiązku z art. 21 ust. 2, bo ta baza zawiera tylko wybrane przypadki. Pracodawca ma uzyskać informację z Rejestru z dostępem ograniczonym i z rejestru osób wpisanych przez Państwową Komisję.

Jak sprawdzić rejestr sprawców: dostęp i zapytanie krok po kroku

Tryb opisuje rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym. System jest dostępny na stronie rps.ms.gov.pl, a w dziale pomocy znajdziesz podręczniki dla użytkownika indywidualnego i instytucjonalnego oraz warunki korzystania z systemu. Uzyskiwanie danych jest bezpłatne (art. 15 ustawy).

1. Wybierz typ konta. Informację można uzyskać przez konto użytkownika indywidualnego albo instytucjonalnego (§ 2 ust. 2 rozporządzenia). Dla podmiotu niebędącego osobą fizyczną, np. spółki prowadzącej gabinet, rozporządzenie przewiduje konto instytucjonalne (§ 4). Osoba fizyczna uprawniona do informacji, np. fizjoterapeuta prowadzący praktykę jako pracodawca, korzysta z konta instytucjonalnego osoby uprawnionej (§ 5). Który wariant dotyczy Ciebie, sprawdź w podręczniku na stronie systemu.
2. Załóż konto. Przy koncie indywidualnym podajesz imię, nazwisko, PESEL (jeśli nadany), adres e-mail, identyfikator i hasło, akceptujesz warunki i aktywujesz konto linkiem z wiadomości (§ 3). Konto instytucjonalne wymaga dodatkowo zgłoszenia podpisanego przez osobę uprawnioną do reprezentacji i przesłanego do biura informacyjnego, które aktywuje konto (§ 4-5). Rozporządzenie nie podaje terminu aktywacji w dniach, więc nie planuj zatrudnienia na ostatnią chwilę.
3. Wypełnij pytanie do systemu. Podajesz numer PESEL osoby sprawdzanej oraz zadanie, w związku z którym pytasz. Możesz dodać imię, nazwisko, nazwisko rodowe, imiona rodziców i datę urodzenia (§ 14). Jeśli osoba nie ma PESEL, podajesz te dane personalne.
4. Podpisz pytanie podpisem elektronicznym. Rozporządzenie przewiduje kwalifikowany podpis elektroniczny, podpis osobisty albo podpis zaufany (§ 1 pkt 9 i § 12).
5. Odczytaj odpowiedź. Pracodawca dostaje jedną z trzech odpowiedzi: "FIGURUJE" wraz z danymi z pytania, informację, że w Rejestrze nie ma informacji o osobach spełniających warunki z pytania, albo komunikat, że trwa postępowanie w celu ustalenia prawidłowych danych (§ 17-19).
6. Wydrukuj. System udostępnia odpowiedź w sposób umożliwiający wydruk, który ma adres systemu, datę i niepowtarzalny identyfikator (§ 20).

Pamiętaj o celu: informacje z Rejestru możesz wykorzystać wyłącznie do celów, w związku z którymi o nie zapytałeś, w szczególności do ochrony małoletnich (art. 13 ust. 1). Uzyskanie informacji o osobie bez uprawnienia jest przestępstwem (art. 24).

Co jeszcze musi dostarczyć kandydat

Rejestr to jedna część procedury. Druga to dokumenty od samej osoby (art. 21 ust. 3-8):

Kto	Co przedkłada
Każdy kandydat	Informację z Krajowego Rejestru Karnego w zakresie przestępstw z rozdziałów XIX i XXV Kodeksu karnego, z art. 189a i art. 207 Kodeksu karnego oraz z ustawy o przeciwdziałaniu narkomanii
Obywatel innego państwa	Dodatkowo informację z rejestru karnego państwa obywatelstwa, uzyskiwaną do celów pracy z dziećmi
Osoba, która mieszkała za granicą w ostatnich 20 latach	Oświadczenie o państwach pobytu i informacje z rejestrów karnych tych państw
Osoba z państwa, które nie wydaje takich informacji	Oświadczenie o tym fakcie wraz z oświadczeniem o niekaralności i braku zakazu zawodowego

Oświadczenia składa się z klauzulą o odpowiedzialności karnej za fałszywe oświadczenie (art. 21 ust. 8). Wydruk z Rejestru utrwalasz i załączasz do akt osobowych albo do dokumentacji osoby dopuszczonej do działalności, a informacje i oświadczenia z ust. 3-7 załączasz tam również (art. 21 ust. 9).

Co zrobić z wynikiem i jak go udokumentować

Dane o wyrokach to szczególnie wrażliwa informacja. Art. 10 RODO dopuszcza przetwarzanie danych o wyrokach skazujących tylko pod nadzorem władz publicznych albo gdy pozwala na to prawo krajowe z odpowiednimi zabezpieczeniami. Tu pozwala ustawa, ale wyłącznie w zakresie, który ona wskazuje. W praktyce:

• trzymaj wydruk razem z aktami osoby, w teczce o ograniczonym dostępie, nie w ogólnym segregatorze recepcji,
• nie kopiuj wyniku do innych dokumentów i nie przekazuj go osobom, które nie zajmują się kadrami,
• zapisz datę sprawdzenia i datę rozpoczęcia pracy, żeby było widać, że sprawdzenie nastąpiło wcześniej,
• upoważnij pisemnie osoby, które mają dostęp do akt (wzory upoważnień opisujemy w artykule o upoważnieniach do przetwarzania danych personelu).

Nie sprawdzaliśmy w tym artykule okresów przechowywania akt osobowych ani przepisów Kodeksu pracy o zakresie danych kandydata.

Kogo sprawdzać: pracownicy, zleceniobiorcy, praktykanci, wolontariusze

Art. 21 ust. 1 obejmuje zarówno osoby, z którymi nawiązujesz stosunek pracy, jak i te, które dopuszczasz "do innej działalności" związanej z leczeniem małoletnich. Zatem na ten sam rygor wchodzą:

• pracownicy na umowie o pracę,
• fizjoterapeuci na kontrakcie B2B lub umowie zlecenia, pracujący w Twoim gabinecie,
• recepcja i inne osoby, które dopuszczasz do działalności gabinetu z udziałem małoletnich pacjentów (to także nasza wykładnia tekstu przepisu, nie orzeczenie),
• praktykanci i stażyści, o ile pracują z pacjentami; to nasza wykładnia tekstu przepisu, a nie orzeczenie, więc przy praktykach z uczelnią uzgodnij procedurę na piśmie (praktyki studenckie w gabinecie),
• wolontariusze.

Nowe osoby wpisz do swojej listy kontrolnej przy zatrudnieniu. Gotowa lista dokumentów na start jest w artykule o dokumentach przy zatrudnieniu w gabinecie, a o formach współpracy z terapeutą piszemy w poradniku o zatrudnieniu fizjoterapeuty i kwalifikacjach.

Kto sprawdza, czy to zrobiłeś

Obowiązek z art. 21 ust. 2 może kontrolować Państwowa Inspekcja Pracy (art. 22y), Prezes NFZ w zakresie swojej właściwości (art. 22z) oraz organy samorządu, jak wójt, burmistrz, starosta czy marszałek (art. 22x). Przy kontroli wydruki z rejestru to pierwsze, o co mogą zapytać. Brak wydruku, nawet jeśli sprawdzenie faktycznie zrobiłeś, utrudnia udowodnienie tego.

Najczęstsze błędy

1. Sprawdzenie po rozpoczęciu pracy. Przepis mówi o sprawdzeniu przed nawiązaniem stosunku pracy lub dopuszczeniem do działalności.
2. Sprawdzenie tylko w rejestrze publicznym. Nie obejmuje on wszystkich wpisów.
3. Brak wydruku w aktach. Bez niego trudno wykazać, że sprawdzenie miało miejsce.
4. Pominięcie osób na kontraktach i praktykantów. Przepis nie ogranicza się do umów o pracę.
5. Brak informacji z KRK od kandydata. To obowiązek osoby, ale to Ty sprawdzasz, czy dokument jest w aktach.
6. Użycie wyniku do innych celów. Art. 13 ogranicza wykorzystanie informacji.

Najczęściej zadawane pytania

Czy sprawdzenie w rejestrze sprawców jest obowiązkowe dla każdego gabinetu?

Obowiązek z art. 21 dotyczy pracodawców i organizatorów działalności związanej z leczeniem małoletnich. Jeśli przyjmujesz dzieci, traktuj go jako obowiązek. Jeśli gabinet obsługuje wyłącznie dorosłych, przepis w swoim brzmieniu może Cię nie obejmować, ale tę granicę warto potwierdzić u prawnika.

Czy wystarczy wyszukiwarka publiczna na stronie ministerstwa?

Nie. Rejestr publiczny zawiera tylko wybrane przypadki wskazane w art. 6 ust. 2. Informację z Rejestru z dostępem ograniczonym uzyskujesz przez konto w systemie i zapytanie podpisane elektronicznie.

Czy muszę sprawdzić siebie, prowadząc jednoosobowy gabinet?

Art. 21 mówi o relacji pracodawcy lub organizatora z osobą, którą zatrudnia lub dopuszcza do działalności. Każdy może jednak sprawdzić, czy jego własne dane są w Rejestrze (art. 12 pkt 8). Dobrą praktyką jest zachowanie takiego wydruku razem z dokumentacją SOM, ale przepis tego wprost nie wymaga.

Co mam zrobić, gdy w odpowiedzi pojawi się "FIGURUJE"?

Nie dopuszczaj tej osoby do pracy lub działalności związanej z leczeniem małoletnich. Dopuszczenie osoby, o której wiesz, że jest w Rejestrze, jest zagrożone karą (art. 23a). Dalszych kroków kadrowych, np. wobec trwającego stosunku pracy, w tym artykule nie opisujemy; skonsultuj je z prawnikiem.

Jak długo ważny jest wydruk z rejestru?

Rozporządzenie wymaga, by odpowiedź była wydrukowalna z datą i identyfikatorem (§ 20), ale nie określa jej "ważności". Obowiązek dotyczy sprawdzenia przed rozpoczęciem pracy. Czy i kiedy powtarzać sprawdzenie, ustawa w art. 21 nie mówi, więc nie podajemy tu żadnej częstotliwości.

---

Stan prawny na: 2 listopada 2026 r.

Podstawa prawna: ustawa z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich (t.j. Dz.U. 2026 poz. 110, ze zmianami z Dz.U. 2026 poz. 187 i 421, które nie zmieniają art. 21), art. 4, 6, 12-16, 21, 22x-22z, 23, 23a, 24 i 24a; rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 31 lipca 2017 r. w sprawie trybu, sposobu i zakresu uzyskiwania i udostępniania informacji z Rejestru z dostępem ograniczonym (t.j. Dz.U. 2024 poz. 1516), § 1-5, 12-14 i 17-20; rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), art. 10. Nie sprawdzaliśmy: Kodeksu pracy, okresów przechowywania akt osobowych, zasad uzyskiwania informacji z Krajowego Rejestru Karnego (opłaty, tryb), szczegółów obsługi systemu rps.ms.gov.pl, orzecznictwa oraz sposobu wykładni pojęcia "leczenie małoletnich" wobec gabinetów przyjmujących wyłącznie dorosłych.

Ostatni przegląd: 2 listopada 2026 r.

Dokumentację RODO gabinetu porządkuje pakiet PREMIUM: klauzulę informacyjną, politykę prywatności, rejestr czynności przetwarzania, umowę powierzenia, upoważnienia i procedurę naruszeń. Pakiety nie zawierają dokumentów SOM ani gotowego rejestru sprawdzeń kandydatów. Zobacz pakiet PREMIUM lub porównaj pakiety.

Powiązane artykuły:
- Standardy Ochrony Małoletnich w gabinecie fizjoterapii
- Standardy ochrony małoletnich dla dzieci: wersja skrócona
- Szkolenie personelu ze standardów ochrony małoletnich
- Dokumenty przy zatrudnieniu w gabinecie fizjoterapii